Administrator kan legge til medlemmer både i appen og på web, men det er enklest å gjøre de største adminstrative oppgavene på web. (spond.com/login)
Det er plass til 500 medlemmer i en hovedgruppe.
Dersom du ønsker å legge til egendefinerte felter anbefales det å gjøre dette før du importerer medlemmer slik at det kommer med på regnearket. Du kan gjøre dette under Innstilinger.
Alternativ 1: Inviter medlemmer med deres kontaktinformasjon
Trykk deg inn på gruppen, og deretter "Medlemmer" Her kan du legge til et nytt medlem en og en eller importere flere samtidig fra et eksisterende excel dokument ved å trykke på "importer medlemmer" som vist under:
Hvis du legger til medlemmer med excel-arket, kan du maksimalt legge til 100 medlemmer samtidig. Hvis du ønsker å legge til flere medlemmer, må du åpne excel-arket på nytt.
Et tomt regneark vil da åpnes og du kan klippe og lime inn informasjonen du har i ditt eksisterende dokument;
(Dersom du har opprettet undergrupper allerede kan du huke av hvilke undergruppe de tilhører:
E-post og telefonnummer er brukt for identifisering og innlogging in Spond. Det er derfor viktig at ingen medlemmer er lagt til med de samme kontaktpunktene og at de kun er lagt til på personen de tilhører. Dersom de er lagt til på flere personer vil profilene blant annet bli slått sammen.
Lager du en barnegruppe hvor foresatte skal svare på vegne av barna? Da trenger du ikke å legge til et kontaktpunkt på barna, kun de foresatte. Les mer om dette her. Det holder å legge til 1 foresatt med ett kontaktpunkt (e-post eller mobil) per barn for at de skal motta gruppeinvitasjonen. Det er valgfritt å legge til fødselsdato og adresse på medlemmer. Foresatte kan også legge til andre foresatte i etterkant. Les mer.
Når du er ferdig, trykk på "Importer" øverst til høyre. Nå får du muligheten til å invitere medlemmene til alle eller utvalgte kommende arrangement i gruppen. Du kan også hoppe over dette trinnet og invitere dem til arrangementene senere.
Etter at medlemmene i regnearket er blitt importert sendes en gruppeinvitasjon på e-post / tekstmelding automatisk. De kan deretter godta denne, registrere seg og logge inn i appen for å få tilgang til gruppen. Dersom noen allerede er Spond brukere vil de få ett varsel i appen med gruppeinvitasjonen og kan godta denne her. Se hvordan gruppeinvitasjonen ser ut her.
Alternativ 2: Del gruppelenke
En alterative måte å invitere medlemmer på er å dele gruppelenken. Denne kan enkelt bli delt via epost, Facebook, Whatsapp eller på en hjemmeside. Du finner gruppelenken under "Medlemmer" > "Inviter til gruppe med lenke". Koden på slutten av lenken (5 bokstaver) kan bli lagt til i appen for å be om tilgang på gruppen. Les mer om hvordan gruppelenken fungerer.
Tips: Dersom medlemmer i dine grupper spør om gruppekode selv om du har lagt dem til i gruppa kan dette tyde på at de har registrert seg med andre kontaktdetaljer enn du har lagt dem til med i gruppa. Sjekk derfor gjerne med medlemmet at dere har samme kontaktdetaljer.